Levéltárak

létrehozva: 2015-11-21

A levéltár létrehozásának célja annak biztosítása, hogy

  • a közfeladatot ellátó szervek irattári anyaga - ügyviteli és levéltári érdekekre, valamint a közérdekű adatok nyilvánosságának elvére tekintettel - szakszerűen kezelt és rendszerezett, jól használható forrásanyaggá váljék;
  • bármely szerv irattári anyagának, továbbá a természetes személyek irathagyatékának maradandó értékű része - a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak anyagaként vagy védett levéltári anyagként - épségben és használható állapotban a jövő nemzedékei számára is fennmaradjon;
  • a levéltári anyag használata során a közérdekű adatok megismerését és a tudományos kutatás szabadságát garantáló alkotmányos alapjogok érvényesítése a személyiséghez és a személyes adatokhoz fűződő alkotmányos alapjogok védelmével együtt valósuljon meg;
  • a minősített adatok védelme érvényre juthasson.

 

Fogalmak:

  • közfeladatot ellátó szerv: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy;
  • közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott;
  • magánirat: a nem közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó, valamint a természetes személyek tulajdonában lévő irat;
  • levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat;
  • levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény;
  • közlevéltár: a nem selejtezhető köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat - ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is - végző, közfeladatot ellátó szerv által fenntartott levéltár;
  • nyilvános magánlevéltár: a természetes személy, valamint a nem közfeladatot ellátó szerv tulajdonában vagy birtokában lévő maradandó értékű iratok tartós megőrzésére létesített olyan intézmény, amely megfelel a követelményeknek;

 

A közfeladatot ellátó szerv köteles

a) a hozzá érkezett és az általa készített iratokat az érkezés, illetve a keletkezés időpontjában nyilvántartásba venni;

b) a nyilvántartást és az ahhoz kapcsolódó - az irattári anyag áttekinthetőségét szolgáló - ügyviteli segédleteket levéltári célra is használható módon vezetni;

c) az ügyintézés során a selejtezhető, valamint a maradandó értékű, s ezért nem selejtezhető iratokat az irattári terv megfelelő tételébe besorolni, a tétel jelét az iraton feltüntetni, és azt a nyilvántartásba bejegyezni;

d) a nála keletkező, nem selejtezhető iratok készítésekor azok tartós megőrzését lehetővé tevő eszközöket, anyagokat és eljárásokat alkalmazni;

e) az elintézett ügyek iratait - az irattári terv szerinti rendszerezés és válogatás pontosságának ellenőrzése mellett - irattárában elhelyezni, s irattári anyagának szakszerű és biztonságos megőrzéséről, valamint használatra bocsátásáról gondoskodni;

f) irattári anyagának selejtezhető részét, az irattári tervben megjelölt irattári őrzési idő letelte után, a szerv nem selejtezhető iratainak átvételére jogosult közlevéltár (illetékes közlevéltár) engedélyével kiselejtezni;

g) a nem selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratokat a kapcsolódó nyilvántartásokkal és segédletekkel együtt saját költségén az illetékes közlevéltárnak átadni.

Elektronikus iratkezelés esetén a közfeladatot ellátó szerv kizárólag olyan iratkezelési szoftvert alkalmazhat, amely a külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelel és tanúsítvánnyal rendelkezik.

 

Egyedi iratkezelési szabályzatot ad ki:

  • a közfeladatot ellátó szerv - e törvényben foglalt kivételekkel - az illetékes közlevéltárral egyetértésben,
  • a központi államigazgatási szerv a Magyar Nemzeti Levéltárral, az illetékes szaklevéltárral és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel egyetértésben,
  • az önkormányzati hivatal számára a jegyző (főjegyző) a Magyar Nemzeti Levéltárral, a Budapest Főváros Önkormányzata által fenntartott levéltárral és a fővárosi és megyei kormányhivatallal egyetértésben.

 

Egységes iratkezelési szabályzatot ad ki:

  • a szakmai irányítást ellátó miniszter vagy a központi államigazgatási szerv vezetője a területi államigazgatási szervek, a Magyar Honvédség, valamint a rendvédelmi szervek - kivéve a polgári nemzetbiztonsági szolgálatok - részére a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel, a Magyar Nemzeti Levéltárral és az illetékes szaklevéltárral egyetértésben,
  • az Országos Bírósági Hivatal elnöke a bíróságok, a legfőbb ügyész az ügyészségek részére a Magyar Nemzeti Levéltárral egyetértésben,
  • az igazságügyért felelős miniszter a közjegyzők és bírósági végrehajtók, valamint ezek kamarái, továbbá az igazságügyi szakértői tevékenység végzésére feljogosított természetes személyek és gazdasági társaságok, igazságügyi szakértői intézmények, hatósági tolmácsok, hiteles szakfordítók és büntető ügyekben közvetítői tevékenységet végző ügyvédek tekintetében a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel, valamint a kultúráért felelős miniszterrel egyetértésben.

 

A nem selejtezhető köziratok fennmaradásának biztosítása érdekében a közfeladatot ellátó szerv iratainak védelmét és iratkezelésének rendjét - az iratkezelési szabályzat alapján - az illetékes közlevéltár ellenőrzi.

 

A köziratok levéltárba adása

A nem selejtezhető köziratok teljes és lezárt évfolyamait a keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év végéig kell az illetékes közlevéltárnak átadni. A tizenöt évnél régebben keletkezett, minősített adatot tartalmazó, nem selejtezhető iratokat a minősítő által meghatározott érvényességi idő lejártát követő naptári év végéig kell az illetékes közlevéltárnak átadni.

 

A közlevéltár feladatkörében

  1. kizárólagos joggal átveszi és megőrzi az illetékességi körébe tartozó szervek nem selejtezhető köziratait;
  2. jogszabály alapján átveszi, gyűjti, valamint ingyenes letétként megőrzi a maradandó értékű magániratot;
  3. az átvett és a gyűjtött levéltári anyagot nyilvántartja, szakszerűen kezeli, biztonságosan megőrzi, és az őrizetében lévő levéltári anyagot - annak szükség szerinti átselejtezésével, rendezésével, valamint a tudományos igényű áttekintést biztosító segédletek készítése és közzététele útján - feldolgozza, s az anyag használatát lehetővé teszi;
  4. az őrizetében lévő levéltári anyagról hiteles másolatot vagy tartalmi kivonatot ad ki;
  5. a levéltári anyag védelme érdekében ellenőrzi a közfeladatot ellátó szervek, valamint a nemzeti vagyonról szóló 2011. évi CXCVI. törvény 2. melléklet I. pontjában meghatározott gazdasági társaságok irattári selejtezését és iratkezelésének rendjét;
  6. megrongált vagy pusztulásnak indult levéltári anyagának konzerválásáról és restaurálásáról gondoskodik, ezekről és a különösen jelentős levéltári anyagáról biztonsági másolatot készít vagy készíttet, és annak egy példányát - ha jogszabály másként nem rendelkezik - a Magyar Nemzeti Levéltárnak átadja;
  7. levéltár- és történettudományi kutatásokat végez a levéltári munka fejlesztése és a levéltári anyag felhasználásának elősegítése céljából, s közzéteszi a kutatás eredményeit, illetve a tudományos munkamegosztás keretében részt vállal az általa őrzött iratanyag publikálásában;
  8. a levéltári anyag oktatási, közművelődési célú felhasználását, valamint a levéltári tevékenység megismertetését kiadványokkal és egyéb módon elősegíti;
  9. a maradandó értékű magániratok kiválogatására, szakszerű kezelésére vonatkozóan szaktanácsot adhat, a maradandó értékű magániratok védetté nyilvánításában közreműködik.

 

A közlevéltárak

A közlevéltár lehet általános levéltár, állami szaklevéltár, települési önkormányzat, köztestület, közalapítvány vagy jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv levéltára.

 

Általános levéltárak

A levéltárral nem rendelkező közfeladatot ellátó szervek levéltári anyaga az általános levéltárak illetékességi körébe tartozik. Általános levéltárat törvény létesíthet, illetve szüntethet meg, a megszűnő levéltár anyagának átvételére illetékes közlevéltár megnevezésével. Általános levéltár a Magyar Nemzeti Levéltár és a Budapest Főváros Önkormányzata által fenntartott levéltár.

 

A Magyar Nemzeti Levéltár központi általános levéltár, amely megyei szervezeti egységekkel (tagintézményekkel) rendelkezik. A tagintézmény

  • megyei szinten ellátja a Magyar Nemzeti Levéltár feladatait,
  • a Magyar Nemzeti Levéltár költségvetésén belül az egyes tagintézmények szakmai feladatainak figyelembevételével meghatározott éves elkülönített költségvetési kerettel működik,
  • vezetőjét (igazgatóját) a Magyar Nemzeti Levéltár főigazgatója nevezi ki a kultúráért felelős miniszter egyetértésével.

 

A Magyar Nemzeti Levéltár illetékességébe tartozik

a) a köztársasági elnök és Hivatala, az Országgyűlés és Hivatala, az Alapvető Jogok Biztosának Hivatala, az Alkotmánybíróság és Hivatala, a Kúria, a Legfőbb Ügyészség, az Állami Számvevőszék, a Magyar Nemzeti Bank,

b) a miniszterelnök és a központi államigazgatási szerv,

c) a központi államigazgatási szerv területi szervei és a rendvédelmi szerv,

d) a levéltárral nem rendelkező országos köztestület és közalapítvány,

e) a helyi önkormányzat és a nemzetiségi önkormányzat testülete, hivatala és intézménye, továbbá

f) az a)-e) pontban meghatározott szervek jogelőd szervei

levéltári anyaga, valamint minden olyan levéltári anyag, amely nem tartozik más levéltár illetékességi körébe.

 

A Magyar Nemzeti Levéltár

  1. a meghatározott szakmai követelmények érvényesítése érdekében módszertani ajánlásokat és egyéb segédanyagokat dolgoz ki, s azokat a kultúráért felelős miniszter egyetértésével közzéteszi;
  2. nyilvántartja a közlevéltárakat és a magánlevéltárakat;
  3. feltárja, nyilvántartja és gyűjti (másolatban beszerzi vagy megvásárolja) a magyar vonatkozású külföldi levéltári anyagot;
  4. őrzi a törvények eredeti példányát;
  5. levéltár-tudományi szakkönyvtárat működtet;
  6. levéltári állományvédelmi kérdésekben szaktanácsadást nyújt más levéltáraknak;
  7. a hazai közlevéltári anyagról készült biztonsági másolatok egy példányát biztonsági filmtárában megőrzi;
  8. részt vesz a levéltárosok felsőfokú képzésében, és ellátja a középfokú levéltári szakképzéssel kapcsolatos feladatait;
  9. évente nyilvánosságra hozza a közlevéltárak gyarapodását és működésük fontosabb adatait;
  10. ellátja a levéltári szakfelügyelet működtetésével kapcsolatos teendőit;
  11. gyakorolja az elővásárlási jogát;
  12. a kultúráért felelős miniszter által meghatározott szempontok szerint gyűjti és feldolgozza a közlevéltárak, valamint a nyilvános magánlevéltárak működésével kapcsolatos adatokat.

 

A Budapest Főváros Önkormányzata által fenntartott levéltár területi általános levéltárként Budapest Főváros Önkormányzata közvetlen felügyelete és irányítása alatt működik. Illetékességi körébe tartozik a fenntartó önkormányzat, Budapest közigazgatási területén működő helyi önkormányzatok és nemzetiségi önkormányzatok testületeinek, hivatalainak és intézményeinek, ezek jogelődeinek levéltári anyaga, továbbá a központi államigazgatási szervek, a rendőrség, a hivatásos katasztrófavédelmi szerv és a büntetés-végrehajtási szervezet területi szerveinek Budapest közigazgatási területén keletkezett levéltári anyaga, és minden olyan, Budapest területén keletkezett levéltári anyag, amely nem tartozik más levéltár illetékességi körébe.

 

Állami szaklevéltárak

Állami szaklevéltár a Hadtörténelmi Levéltár, a Földügyi és Távérzékelési Levéltár, a Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltár, az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltára, a VERITAS Történetkutató Intézet levéltára, valamint az állam által fenntartott felsőoktatási, tudományos, kulturális vagy egészségügyi szolgáltatást végző intézmény levéltára. A szaklevéltár illetékességi köre

  • a Hadtörténelmi Levéltár esetében a honvédelemért felelős miniszter és a Honvéd Vezérkar, valamint az ezek közvetlen felügyelete vagy irányítása alá tartozó katonai szervezetek és a Katonai Nemzetbiztonsági Szolgálat,
  • a Földügyi és Távérzékelési Levéltár esetében a földmérési és térképészeti tevékenységért felelős miniszter felügyelete alá tartozó ingatlanügyi hatóságok és a kataszteri program megvalósításáért felelős szerv állami alapadatok előállításával kapcsolatos,
  • a Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltár esetében a környezetvédelemért felelős miniszter és a vízgazdálkodásért felelős miniszter felügyelete alá tartozó szervek,
  • a felsőoktatási, tudományos, kulturális vagy egészségügyi szolgáltatást végző intézmény levéltára esetében a fenntartó szerv
  • levéltári anyagára, továbbá mindezek jogelődeinek működése során keletkezett levéltári anyagára terjed ki.

 

Települési önkormányzat levéltára

A települési önkormányzat a testülete, hivatalai és intézményei, valamint ezek jogelődei levéltári anyagára kiterjedő illetékességgel közlevéltárat létesíthet. A levéltár a fenntartó önkormányzat közvetlen felügyelete és irányítása alatt működik. Ha a települési önkormányzat vagy a nemzetiségi önkormányzat megszünteti levéltárát, annak anyagát a települési önkormányzat vagy a nemzetiségi önkormányzat székhelye szerint területileg illetékes közlevéltárban kell elhelyezni. Ilyen esetben a települési önkormányzat a levéltár céljait szolgáló vagyonát használatra köteles átengedni az illetékes közlevéltár fenntartójának.

 

Köztestület, közalapítvány és egyéb közfeladatot ellátó szerv levéltára

Köztestület, közalapítvány vagy jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv saját levéltári anyagának őrzésére közlevéltárat létesíthet. A létesítést és a megszüntetést a közlevéltárakról vezetett központi nyilvántartásba be kell jegyeztetni. Megszűnés esetén a köztestület, a közalapítvány és az egyéb közfeladatot ellátó szerv levéltári anyagának elhelyezéséről a kultúráért felelős miniszter intézkedik.

 

Nyilvános magánlevéltár

Az a természetes személy, továbbá az a nem közfeladatot ellátó szerv, amely a tulajdonában vagy birtokában lévő maradandó értékű iratainak tartós megőrzése céljából levéltárat létesít vagy tart fenn, és vállalja a követelmények teljesítését, a kultúráért felelős miniszternél kérelmezheti levéltárának nyilvános magánlevéltárként történő bejegyzését.

A nyilvános magánlevéltár

  • levéltári anyagának jegyzékét - nyilvántartás céljából - a Magyar Nemzeti Levéltárnak átadja;
  • levéltári anyagának nyilvántartásával, szakszerű, biztonságos őrzésével, feldolgozásával és használatának biztosításával összefüggő feladatait a nyilvános magánlevéltárak részére előírt szakmai követelmények szerint látja el;
  • levéltári anyagából a közlevéltárakra vonatkozó rendelkezések szerint tájékoztatást nyújt, adatokat szolgáltat, iratokat kölcsönöz és anyagában - saját szabályzata szerint - a kutatást ingyenesen lehetővé teszi.

A nyilvános magánlevéltár költségvetési támogatásban részesül.

A nyilvános magánlevéltár köziratnak minősülő levéltári anyag kivételével bármilyen levéltári anyagot gyűjthet, a vallási közösség levéltára gyűjtheti a vallási közösség által fenntartott nevelési-oktatási intézmény köziratnak minősülő levéltári anyagát is.

 

A maradandó értékű magániratok védelme

A nem közfeladatot ellátó szervek irattári anyaguk kezelésének módját maguk alakíthatják ki, de az illetékes közlevéltártól szaktanácsot kérhetnek, vele a segítségadás rendszeres módjára, illetve az iratok ajándékként vagy ingyenes letétként való megőrzésére vonatkozóan megállapodást köthetnek.

A nemzeti vagyonról szóló 2011. évi CXCVI. törvény 2. melléklet I. pontjában meghatározott gazdasági társaságok kötelesek iratkezelésüket az illetékes közlevéltárral egyetértésben szabályozni, irattári anyagukat a szabályzatban foglaltak szerint kezelni, a helyszíni tájékozódást - az üzemi és az üzleti titkok védelmének biztosítása mellett - a közlevéltár számára megengedni, nem selejtezhető irataikat - ha azok feladataik ellátásához már nem szükségesek - részére átadni.

 

scrollUp