Megoldások üzleti dokumentumok archiválására
Szinte minden cég életében eljön az a pillanat, amikor már olyan mennyiségű dokumentum halmozódik fel a hétköznapi munka során, hogy egy-egy szükséges információ megkeresése komoly kihívásokat jelent. Legyen az egy megrendelés visszaigazolása, egy kiment árajánlat legutolsó verziója, egy fontos szerződés, egy szállítólevél, vagy mondjuk egy számla. Számos nagyvállalatnál csak a postai úton érkező dokumentumok napi mennyisége is több ezerre rúg. Belátható, hogy ezek feldolgozása bizonyos szint után már nem megoldható manuálisan, pusztán emberi erőforrások igénybevételével. Minden cég számára létfontosságú, hogy milyen hatékonysággal dolgoznak a munkatársak, hiszen a személyes és csoportos hatékonyság növelése kedvezőbb piaci pozícióba juttathatja a vállalatot. Ehhez azonban elengedhetetlen az együttműködés és a dokumentumkezelés hatékonyságának növelése, ami a munkafolyamatok optimalizációján túl szükségessé teszi a fejlett technológiai megoldások alkalmazását is.
Egy döntéshozatal során az üzlet sikere sokszor azon múlik, hogy a szükséges információk pillanatokon belül a megfelelő munkatárs birtokába kerülnek. Ha a szükséges információ könnyebben és gyorsabban áll rendelkezésre, akkor annak kezelésére is kevesebb időt kell ráfordítani, így a rövidebb ügyintézés egyrészt alacsonyabb költségeket, másrészt pedig magasabb ügyfél elégedettséget jelent. Az elektronikus dokumentumkezelés bevezetésével ezek a problémák könnyen megoldhatók, a rendszer automatizálása rövid időn belül anyagi megtérülést és egyértelműen mérhető eredményt hoz a felhasználók számára.
Bizonyára az önök cégénél is előfordult már, hogy nem találtak valamilyen dokumentumot, vagy néhány percnél több időt vett igénybe egy árajánlat, egy szerződéstervezet, egy szállítólevél, számla, vagy egy kalkuláció felkutatása. Szállítólevéllel kölcsönadtak valamit egy külső cégnek, majd a leltár során ez a szállítólevél nem került elő, így csak a munkatárs emlékezetén múlt, hogy a kölcsönadott eszköz hiányzott a leltárból, vagy sem? Mi történik ilyenkor, ha a mindenre emlékező kolléga épp szabadságon van, vagy netán elmegy a cégtől? Amennyiben szembesültek már a csoportmunka hasonló nehézségeivel, ha előfordult, hogy a vállalati levelezőrendszer a sok színes üzemmódban beszkennelt dokumentumok nagyméretű fájljai miatt lelassult, vagy ha előfordult már, hogy a több ezer beszkennelt dokumentumról csak egy hónap elteltével derült ki, hogy vannak közöttük olyanok, melyeknek beszkennelt képe olvashatatlan, akkor termékeink az Önök problémáira adnak megoldást!
A dokumentumkezeléshez cégünk olyan professzionális hardver és szoftver elemeket kínál, amelyek túlmutatnak az egyszerű szövegfelismerésen, így a konverzió során a képi információkból kinyert adatok könnyedén felhasználhatók a korszerű vállalati tartalomkezelő rendszerekben is. Rendkívül fontos, hogy a digitalizálás során előállt képekből minél nagyobb százalékban legyenek az üzleti adatok felismerhetők, kinyerhetők, ezért cégünk a papír alapú üzleti dokumentumok (számlák, faxok, szállítólevelek, szerződések, stb.) digitalizáláshoz Fujitsu és Kodak archiváló szkennereket ajánl, a megbízhatóságuk és a bennük lévő technológiák, szolgáltatások miatt.
Az üzleti folyamatok minél hatékonyabbá tételéhez az elektronikus dokumentumkezelés számára a hardver elemeken kívül számos szoftveres elemeket, esetenként megoldásokat is kínálunk. Ilyen építőelemek a képfeldolgozást végző és karakterfelismerés hatékonyságát növelő VRS, vagy a szövegfelismerést biztosító OCR szoftverek, de ezeken túlmenően vannak dokumentum szeparációt és indexelést is biztosító, adatbázis kapcsolattal rendelkező megoldásaink is.
