Április 15-től a közbeszerzési ajánlatkérők és ajánlattevők, a részvételi jelentkezők kizárólag az Elektronikus Közbeszerzési Rendszeren [EKR] keresztül tarthatnak egymással is kapcsolatot. Ennek keretében az ajánlatok benyújtásához, a hiánypótlásokhoz vagy az eredmények közléséhez szükséges dokumentumokat is elektronikus úton kell eljuttatniuk az érintettekhez.
Az elektronikus ügyintézés bevezetését megelőzően a 2008-ban megjelent uniós Code of Best Practice, a kis és középvállalkozások közbeszerzésekben való részvételének elősegítésére című ajánlás számos jelentős fejlődést, előrelépést okozott a hazai szabályozásban is. A kis és középvállalkozások közbeszerzésekben való részvételének elősegítésére különböző megoldásokat ajánlott
- lehetőség a nyerésre és a szerződéskötésre függetlenül a projekt nagyságától
- releváns információhoz való jutás biztosítása
- növelni a közérthetőségét és az elérhetőségét az információknak
- arányos alkalmassági feltételek meghatározása
- adminisztráció csökkentése
- az értéket a pénzért elv előtérbe helyezését az ár helyett
- elegendő idő rendelkezésre bocsátása az ajánlattétel érdekében
- időben történő fizetés
A fenti célok megvalósításának elősegítését is szolgálja az, hogy az Európai Unió a 2014/24. számú EK irányelvében, az elektronikus közbeszerzési irányelvében, a közbeszerzési eljárás során használt kommunikáció teljes elektronikussá tételét írta elő, mellyel az elérni kívánt újabb célok a
- jobb átláthatóság
- KKV-k nagyobb támogatása
- adminisztráció jelentős csökkentése
- hatékonyság növelése
- teljesítések ellenőrizhetőbbé tétele
- jobb előkészítettség
- nagyobb verseny
- határon átnyúló ajánlattétel lehetősége
- zöldebb közbeszerzés
- egységes elektronikus adatbázisok, nyilvántartások
- gyorsabb statisztikák
- támogató szolgáltatások kialakítása (beleértve a központi beszerző szervezeteket), meglévőek integrálása, illetve kiváltása.
A 2017. január 01-én hatályba lépett magyar közbeszerzési törvény már több olyan pontot is tartalmazott, amely az ajánlásban megfogalmazottak adaptálását jelenti.
Az Európai Bizottság végül 2018. április 18.-ban (végső határidő 2018. október 18.) határozta meg az elektronikus közbeszerzésre vonatkozó irányelv adaptálását minden tagállam részére. Az elektronikus rendszer magyarországi bevezetése jóval megelőzi a 2018. október 13-ra kitűzött uniós határidőt.
Az elektronikus közbeszerzési rendszer fenntartásával és működtetésével kapcsolatos szabályokról szóló 40/2017. (XII. 27.) MvM rendelet szerint már csak az EKR-en keresztül lehet közbeszerzési eljárásokat lebonyolítani, ezzel megszűnik a közbeszerzések papír alapú ügyintézése.
A 2018. január 1-én elindított EKR egy olyan egységes központi állami informatikai rendszer, mely 2018. április 15-től minden ajánlatkérő és ajánlattevő számára kötelezően használandó.
Az EKR alapvető célja a közbeszerzésekben résztvevő gazdasági szereplők adminisztratív terheinek csökkentése egy olyan biztonságos elektronikus platform segítségével, melyen keresztül a közbeszerzők elektronikusan készítik elő valamennyi közbeszerzési eljárásuk dokumentumait, illetve hirdetményeiket.
Az EKR alkalmazásáért az ajánlatkérőnek rendszerhasználati díjat kell fizetnie.
2018. április 15-öt követően az EKR minden közbeszerzési eljárásban, koncessziós beszerzési eljárásban és tervpályázati eljárásban kötelezően használandó. E kötelező használat magában foglalja a közbeszerzési eljárás előkészítésétől a közbeszerzési szerződés megkötéséig terjedő időszakot, ugyanakkor alkalmazása nem terjed ki az alábbi területekre:
- a becsült érték meghatározását célzó vizsgálatra, valamint az előzetes piaci konzultációra (Kbt. 28. § (2) és (4) szerinti nyilatkozatokra);
- a bírálat folyamatára, az értékelésre, az ajánlatkérő belső döntéshozatali folyamatára;
- a szerződés megkötése utáni szakaszra;
- a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás Kbt. 98. § (4) bekezdés c) és d) pontjai szerinti esetek
Az EKR üzemeltetője az állami tulajdonú Nemzeti Elektronikus Közbeszerzési Szolgáltató és Tanácsadó Kft. (NEKSZT Kft.), amely felett a tulajdonosi jogokat a Miniszterelnökség gyakorolja. A NEKSZT Kft, a rendszer felhasználóinak munkanapokon 8 és 16 óra között működő telefonos helpdesk szolgáltatást nyújt, ami a rendszer alkalmazásához kapcsolódó technikai jellegű segítségnyújtást – tehát nem jogi vagy közbeszerzéssel kapcsolatos tanácsadást – foglalja magában.
Az elektronikus ügyintézés erősíteni fogja az ajánlattevők közötti versenyt, mivel ezen keresztül a világ bármely részéről lehet ajánlatot küldeni. Az EKR lépésről lépésre segít az űrlapok kitöltésében, így kevesebb hibalehetőség várható. Az EKR az ekr.gov.hu oldalon érhető el és használható a regisztrációt követően.
A változások komoly hatással lesznek a közbeszerzések szereplőire, mind az ajánlatkérőkre, mind az ajánlattevőkre sok esetben eljárási/lebonyolítói és ajánlattételi bizonytalanságot okozva, mely eseményekre már most érdemes intenzíven készülni.
